Du beder om aktindsigt ved at henvende dig til den myndighed, der har din sag. Det enkleste er en kort, skriftlig anmodning, hvor du identificerer sagen og skriver, hvilke dokumenter du vil se. Du behøver ikke begrunde anmodningen. Ifølge borger.dk skal myndigheden som udgangspunkt færdigbehandle den inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen. Gem en kopi af det, du sender, og noter dato og eventuelt referencenummer med det samme.
Hvad aktindsigt er, og hvem der kan bede om det
Aktindsigt betyder, at du får lov at se dokumenterne i en sag hos en myndighed, fx din kommune. Den, der er part i en sag, hvor myndigheden har truffet eller vil træffe en afgørelse, kan efter forvaltningsloven (§ 9) forlange at blive gjort bekendt med sagens dokumenter. Aktindsigt kan også handle om sager, du ikke selv er part i. Det er et andet regelsæt, offentlighedsloven. Er du i tvivl om, hvilket der passer, så skriv i anmodningen, om du er part i sagen, og lad myndigheden vurdere grundlaget.
Trin for trin
1. Find ud af, hvem du skal skrive til
Skriv til den myndighed, der har sagen, typisk den kommunale afdeling, du har haft kontakt med. Står der en sagsbehandler eller et sagsnummer i dit seneste brev eller din seneste Digital Post, så brug dem. Er du usikker, så send anmodningen til kommunens almindelige digitale indgang og skriv, hvilket område sagen vedrører.
2. Saml de oplysninger, der identificerer sagen
Ifølge offentlighedsloven skal en anmodning indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at identificere den sag eller de dokumenter, du vil se, og angive det tema, sagen eller dokumentet vedrører. Find derfor frem:
- dit navn og kontaktoplysninger
- sagsnummer, hvis du har et
- dato og emne for de breve eller afgørelser, du har modtaget
- det område, sagen handler om, med dine egne ord
3. Skriv anmodningen
Hold den kort og konkret. Du kan henvende dig mundtligt eller skriftligt, men skriftligt giver dig noget at henvise til senere. Du skal ikke forklare, hvorfor du vil se dokumenterne. Skriv i stedet:
- at du anmoder om aktindsigt
- hvilken sag det drejer sig om, og om du er part i den
- om du vil se hele sagen eller bestemte dokumenter, fx afgørelsen, ansøgningen og notater
- hvordan du ønsker at få svaret, fx i Digital Post
4. Send den, så der kommer et spor
Brug kommunens digitale løsning eller Digital Post, hvis den er tilgængelig for sagen. Så har du en afsendelsesdato og ofte en kvittering. Gem kvitteringen, eller tag en skærmkopi af bekræftelsen. Er du i tvivl om, hvad du skal have klar, før du sender, kan du gå punkterne igennem i værktøjet til at forberede din digitale henvendelse.
5. Noter dato og reference
Skriv sendedato, modtager, eventuelt referencenummer og hvor du har gemt kopien. Tæl 7 arbejdsdage frem fra den dag, myndigheden har modtaget anmodningen. Myndigheden skal som udgangspunkt være færdig inden da, medmindre det undtagelsesvis ikke er muligt. Har du ikke hørt noget, når de 7 arbejdsdage er gået, så skriv og spørg, hvornår du kan forvente svar, og henvis til datoen for din anmodning.
6. Gem svaret og alt, der følger med
Gem de udleverede dokumenter, følgebrevet og eventuelle mails eller breve, hvor myndigheden skriver, hvad den har udleveret, og hvad den ikke har. Har du fået et svar i Digital Post, så hent det ned eller gem det uden for postkassen. Hvordan du finder din post og håndterer tilmelding, står i guiden om Digital Post.
Eksempel (opdigtet): en anmodning om aktindsigt
Eksemplet er vores eget, og navne, datoer og numre er fiktive.
Til Eksempelkommune, Børn og Familie. Jeg anmoder om aktindsigt i min sag med sagsnummer 000-0000, som vedrører min ansøgning om tilskud fra november sidste år. Jeg er part i sagen. Jeg vil gerne se alle sagens dokumenter, herunder min ansøgning, kommunens notater og afgørelsen. Svar gerne i Digital Post. Venlig hilsen Anna Eksempel, [kontaktoplysninger].
Anna sender anmodningen via kommunens digitale løsning og får en kvittering. Hun gemmer den sammen med en kopi af teksten i en mappe, hvor hun skriver: “Sendt 12. i måneden, kvittering gemt, svar ventes inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen.” Der er ingen begrundelse i anmodningen, for den er ikke påkrævet.
Hvad du kan forvente at få svar på
Læs svaret efter, hvilke dokumenter du får, og om noget ikke udleveres. Hvis myndigheden afslår helt eller delvist, så læs afslaget grundigt og noter, hvilken del af anmodningen det gælder. Hvorfor et bestemt dokument eventuelt ikke udleveres, vurderer guiden ikke.
Hvis du får afslag
Ifølge borger.dk sender du en klage over afslag på aktindsigt til den myndighed, der har truffet afgørelsen. Den skal inden for 7 arbejdsdage beslutte, om afslaget skal fastholdes. Fastholder den afslaget, skal klageinstansen som udgangspunkt afgøre klagesagen inden 20 arbejdsdage. Selve klageforløbet, fra klagevejledning til kvittering, er beskrevet i guiden om at klage over en afgørelse fra kommunen.
Grænser: hvad guiden ikke dækker
- Guiden vurderer ikke, om en myndighed med rette har holdt dokumenter tilbage i din sag. Det afhænger af sagens indhold og af, hvilke regler der gælder for netop den.
- Den giver ikke juridisk rådgivning. Er sagen alvorlig, eller er du i tvivl om dine rettigheder, så kontakt en advokat, en retshjælp eller den myndighed, der har sagen. Ombudsmanden kan også være relevant, når du vil have en sags behandling set efter.
- Frister og regler kan ændre sig, og særlige sagsområder kan have egne regler. Tjek altid kilderne ovenfor og kommunens egen vejledning.
- Hvilken digital kanal din kommune bruger til anmodninger, kan være forskellig. Find den på kommunens hjemmeside eller spørg kommunen direkte.
- Borgerstat er ikke en myndighed og kan ikke give dig aktindsigt eller se din sag. Anmodningen skal sendes til den myndighed, der har sagen.
Flere guider om sagsgang, svar og rettigheder finder du under Sager, svar og rettigheder.
